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》高科技通訊產品帶來工作壓力
聯合心理諮商所 / 邱永林 心理師

多數人都對於手機電磁波可能影響生理健康的訊息不感到陌生。但你可知道,不當地使用像手機這樣的高科技通訊產品,可能會為你帶來的工作壓力嗎?

根據2004年麻省理工學院(MIT)的年度發明指標,約有三分之一的成年人表示,手機是他們最厭惡但又無法拒絕的發明。第二、三名分別是鬧鐘(25%)和電視機(23%)。英國的一項研究也證實,高科技通訊產品如手機、筆記型電腦、PDA等,會惡化工作場所的壓力及工作氣氛。

許多職場工作者都仰賴電子郵件或手機,即時聯絡同事及客戶。但是「職場工作壓力」相關研究指出,與日俱增的高科技通訊產品使用量,已經對工作場所中其他人的耐性造成負面影響!舉例來說,歐美的調查顯示只有11%的人認為,在會議當中讓手機開啟是可被接受的行為。但是你我幾乎都曾在會議甚至教育訓練中,遭受到他人手機干擾的不愉快經驗。但大多數人都選擇「敢怒而不敢言」,這樣的反應,但卻悄悄地貶低對方的「商業禮儀」評價。

歐美的大型科技公司,正逐漸重視員工使用高科技通訊產品溝通時,應注意的商業禮儀。德國西門子(Siemens)公司,針對這個課題,特別提出電子通訊的八大商業禮儀。

【電子通訊八大商業禮儀】

  1. 會議中,將手機關機或改為靜音
  2. 預錄手機語音信箱問候語,請對方若有急事改發簡訊
  3. 在自己辦公室主持會議時,將不必要的電腦螢幕關掉
  4. 假如自己正在等待重要電話,最好事先告知談話對象並致歉
  5. 你的談話對象,值得你付出全部的注意力
  6. 在私人的空間講私人電話
  7. 對同辦公室的人盡量不要依賴電子郵件溝通,面對面談話仍是最好的方式
  8. 科技不代表力量,忙碌也不代表自己就很重要

為了更有效掌控電子通訊的特點,在使用時必須注意避免落入電子通訊特有的溝通死角。

【電子通訊五大溝通死角】

  1. 無意義的電話留言:長篇大論、不知所云的電話留言。聽的人聽不出重點,講的人忘記說自己的名字或留下電話號碼。
  2. 交錯的電子郵件:因為時差或是伺服系統延遲,以致信件收送的先後順序大亂,都容易讓人對訊息內容的解讀產生誤解。
  3. 霧煞煞的字條或簡訊:訊息中過度使用簡稱(如BTW=by the way),或太過冗長,都會讓看的人感覺一頭霧水。
  4. 拉雜的電子郵件:一口氣寫了好幾頁,既不分段,又吝嗇使用標點符號。怎能不讓收件者有一股想把它刪掉的衝動。
  5. 不合理的訊息超載:請假一天回來後,發現Outlook中有300封郵件,20個電話留言及5張字條等著你回覆處理!要一一回應根本不可能。

科技儘管再進步,畢竟還是必須為「人」服務。在職場中,你與週遭人溝通、互動的能力,永遠都是他人評價你的一項重要指標。善用高科技通訊並掌握主動權,不僅有利於提升工作質量,更能讓你輕輕鬆鬆做好工作。

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